事務印刷物を販促に活用する方法｜封筒・伝票で企業PR

封筒や請求書、納品書、見積書、複写伝票などの事務印刷物は、多くの企業で日常的に使用されています。

これらは本来、情報の伝達や記録、取引内容の確認などを目的とした印刷物です。しかし、取引先やお客様の手元へ直接届くという特徴があるため、工夫次第では企業PRや販促にも活用できます。

例えば、封筒の空きスペースに取扱商品やサービスを掲載したり、請求書にキャンペーン情報を加えたりする方法があります。

すでに業務で使用している印刷物を活用するため、新たにチラシやDMを作成する場合とは異なる形で情報を届けられることもメリットです。

ただし、販促情報を増やしすぎると、本来伝えるべき内容が分かりにくくなる場合があります。

事務印刷物としての使いやすさを第一に考え、そのうえで空きスペースを有効に活用することが大切です。

企業が日常的に使用する封筒は、事務印刷物の中でも販促に活用しやすい印刷物の一つです。

社名や住所、電話番号だけでなく、取扱商品やサービス、企業のキャッチコピーなどを掲載することで、封筒そのものを情報発信の場として利用できます。

例えば、新しいサービスを開始した場合には、封筒の表面や裏面に短い案内を掲載する方法があります。
「新サービスを開始しました」「詳しくはWEBサイトをご覧ください」など、伝えたい情報を簡潔にまとめることがポイントです。
また、二次元コードを掲載し、自社WEBサイトの商品ページやお問い合わせページへ誘導する方法も考えられます。

ただし、封筒には宛名や郵便番号、差出人情報など、本来必要となる情報があります。窓付き封筒の場合には、窓の位置も考慮しなければなりません。
そのため、販促情報を追加するときは、封筒としての視認性や使いやすさを損なわないレイアウトにすることが重要です。

封筒を新たに印刷するタイミングで掲載内容を見直せば、通常の業務で使用しながら継続的な情報発信につなげられます。

請求書や納品書も、お客様との接点として活用できる事務印刷物です。
これらの書類は取引の際に確認されるため、空きスペースを利用して関連商品やサービスを紹介する方法があります。

例えば、購入した商品に関連するサービスや、定期的に利用できる商品などを簡潔に案内することで、別の商品やサービスを知ってもらうきっかけになります。
新商品や期間限定サービスがある場合には、短い案内文を加える方法もあります。

ただし、請求金額や納品内容、支払条件などは重要な情報です。販促内容が目立ちすぎると、書類本来の目的を妨げる可能性があります。
そのため、余白部分を活用したり、文字サイズや配置を工夫したりして、取引情報と販促情報を明確に分けることが大切です。
「詳しくはこちら」などの案内と二次元コードを組み合わせれば、限られた紙面に多くの情報を掲載する必要もありません。

紙面では興味を持ってもらうための情報に絞り、詳細はWEBサイトで説明することで、事務印刷物とWEBを連携した販促が可能になります。

複写伝票や見積書も、企業PRに活用できる印刷物です。

複写伝票には、納品書や領収書、作業伝票、申込書などさまざまな用途があります。
企業によって使用方法が異なるため、オリジナルで製作する場合には業務に合わせて記入欄や項目を設計できます。
その際、空きスペースが確保できれば、取扱商品やサービス、企業の特徴などを掲載することも可能です。

例えば、伝票の下部にWEBサイトの二次元コードを掲載したり、余白に関連サービスを簡潔に紹介したりする方法があります。
見積書についても、見積内容だけでは伝えきれない自社の特徴や対応サービスを補足することで、企業を知ってもらうきっかけになります。

一方で、複写伝票では必要な記入欄や複写範囲を確保することが優先されます。
販促情報を増やしすぎると記入しにくくなったり、必要な項目が見つけにくくなったりするため注意が必要です。

伝票本来の使いやすさを保ちながら、余白を活用して情報を加えることがポイントです。

事務印刷物を販促に活用する際には、それぞれを個別に考えるだけでなく、企業全体でデザインを統一することも重要です。
名刺は青色、封筒は緑色、伝票は赤色というように印刷物ごとの印象が大きく異なると、企業としての統一感が伝わりにくくなります。
ロゴや企業カラー、書体、基本的なレイアウトなどを揃えることで、複数の印刷物を通じて一貫した企業イメージを伝えやすくなります。

例えば、名刺、封筒、伝票、会社案内などに同じ企業カラーを使用すれば、繰り返し目にすることで企業の印象を持ってもらいやすくなります。

また、事務印刷物を新しく作成するときだけでなく、増刷や内容変更のタイミングで既存デザインを見直すことも有効です。
長期間使用している印刷物では、WEBサイトのアドレスやサービス内容、ロゴなどが現在の企業イメージと合わなくなっている場合もあります。

印刷物を単なる事務用品として考えるのではなく、企業のブランドイメージを伝えるツールの一つとして捉えることが大切です。

事務印刷物にキャンペーンや特典の情報を加えることで、販促活動につなげる方法もあります。

例えば、請求書や納品書の余白に「次回注文時に利用できる特典」や「期間限定キャンペーン」などを掲載する方法です。
すでに取引のあるお客様へ届ける書類であるため、既存顧客に向けた情報発信に活用できます。

また、封筒にキャンペーン情報を掲載し、詳細をWEBサイトで確認できるようにする方法もあります。

ただし、期間限定の情報を事務印刷物そのものに印刷すると、キャンペーン終了後に残った印刷物が使用しにくくなる可能性があります。
使用期間や印刷部数を考慮し、長期間使用する印刷物には汎用的な案内を掲載するなどの工夫が必要です。
頻繁に内容が変わる情報については、二次元コードからWEBページへ誘導し、WEB側で内容を更新する方法も適しています。

印刷物の使用期間と掲載情報の有効期間を考えて設計することが、無駄を減らすポイントです。

事務印刷物の限られたスペースを有効活用する方法として、二次元コードの掲載があります。
封筒や伝票などにWEBサイトの情報をすべて掲載しようとすると、文字が多くなり、見づらいデザインになりがちです。

そこで、紙面には簡潔な案内だけを掲載し、詳細情報は二次元コードからWEBサイトへ誘導します。
商品紹介ページやサービスページ、お問い合わせフォームなど、目的に応じたページへ直接案内することで、利用者が情報を探す手間も減らせます。

SNSを運用している企業であれば、公式アカウントへの案内に利用する方法もあります。
ただし、二次元コードは掲載すればよいわけではありません。
サイズが小さすぎたり、周囲に十分な余白がなかったりすると、読み取りにくくなる場合があります。
印刷前に実際の大きさで出力し、スマートフォンなどで問題なく読み取れるか確認することが重要です。

また、単に企業トップページへ誘導するのではなく、印刷物に掲載した案内と関連性の高いページへリンクさせると、利用者にとって分かりやすい導線になります。

事務印刷物を販促に活用するときに最も重要なのは、本来の用途を損なわないことです。

封筒であれば宛名や差出人情報、伝票であれば記入欄や金額、請求書であれば請求内容など、それぞれに優先すべき情報があります。
まず必要な情報を分かりやすく配置し、残ったスペースを販促に活用するという順番で考えることが大切です。

また、掲載する情報を増やしすぎないこともポイントです。
商品やサービスを数多く掲載するより、伝えたい内容を一つか二つに絞り、詳しい情報はWEBサイトへ誘導した方が紙面を整理しやすくなります。

印刷部数についても検討が必要です。
内容を頻繁に変更する可能性がある場合、大量に印刷すると情報が古くなった際に在庫が残ることがあります。
反対に、長期間変わらない企業情報やサービス案内であれば、継続的に使用しやすくなります。

また、企業の方針に応じて再生紙などの用紙を検討することもできます。ただし、用紙によって色の見え方や筆記性、印刷適性などが異なるため、用途とのバランスを考えて選ぶことが重要です。

事務印刷物の種類、使用期間、印刷部数、掲載内容を総合的に考え、自社の業務に合った方法を選びましょう。

封筒や請求書、納品書、複写伝票などの事務印刷物は、日常業務で使用するだけでなく、お客様へ企業や商品・サービスの情報を届ける接点としても活用できます。

封筒にサービス案内を加える、請求書や納品書で関連商品を紹介する、複写伝票に二次元コードを掲載するなど、活用方法はさまざまです。

重要なのは、事務印刷物本来の機能や使いやすさを損なわないことです。
必要な情報を見やすく配置したうえで、余白や裏面などを活用すると、実用性と販促機能を両立しやすくなります。

また、名刺や封筒、伝票などのデザインを統一することで、企業イメージの形成にもつなげられます。

これから事務印刷物を新しく製作する場合や、現在使用している印刷物を増刷する場合には、内容やデザインを見直し、販促や企業PRに活用できる余地がないか検討してみてはいかがでしょうか。